Bildrechte am Firmenevent: Nutzungsrechte, Einwilligung und Datenschutz

Bildrechte sind das Thema, bei dem in Unternehmen am meisten Halbwissen kursiert. Die einen glauben, mit dem Bezahlen der Rechnung gehören ihnen die Bilder komplett. Die anderen trauen sich nach der Revision des Datenschutzgesetzes gar nicht mehr, ein Gruppenfoto auf LinkedIn zu stellen. Beides ist falsch. Dieser Beitrag ordnet die drei Ebenen, die man auseinanderhalten muss: das Urheberrecht des Fotografen, die Nutzungsrechte deines Unternehmens und die Persönlichkeitsrechte der abgebildeten Personen. Er ersetzt keine Rechtsberatung, aber er zeigt dir, welche Fragen du klären musst und wie es in der Praxis funktioniert.

Ebene 1: Das Urheberrecht bleibt beim Fotografen

In der Schweiz entsteht das Urheberrecht mit der Schaffung des Werks und liegt beim Urheber, also bei der Person, die fotografiert hat. Es ist nicht übertragbar – anders als in manchen anderen Rechtsordnungen kann man es nicht kaufen. Was du erwirbst, sind Nutzungsrechte: die Erlaubnis, die Bilder in einem definierten Rahmen zu verwenden. Das ist kein Nachteil, sondern nur eine andere Konstruktion, und praktisch macht es keinen Unterschied, solange die Nutzungsrechte breit genug formuliert sind.

Relevant wird das Urheberrecht in zwei Situationen. Erstens bei der Namensnennung: Der Urheber hat grundsätzlich Anspruch darauf, genannt zu werden. In der Unternehmenskommunikation verzichte ich darauf, bei Weitergabe an Medien ist der Photo Credit üblich und wird von Redaktionen meist ohnehin verlangt. Zweitens bei der Bearbeitung: Starke Veränderungen eines Bildes – Composings, KI-Erweiterungen, Umfärbungen – berühren das Recht auf Werkintegrität. Wenn du so etwas planst, sprich es an, dann steht es in der Vereinbarung.

Ebene 2: Nutzungsrechte – die vier Fragen, die geklärt sein müssen

Nutzungsrechte werden entlang von vier Dimensionen definiert. Jede Offerte, die alle vier beantwortet, ist brauchbar; jede, die eine offenlässt, wird später zum Streitpunkt. Frage deshalb konkret nach, wenn etwas fehlt.

• Kanäle: Website, Social Media, Newsletter, Print, Medienarbeit, Intranet, Recruiting, Geschäftsbericht, Aussenwerbung, bezahlte Kampagnen – welche sind abgedeckt?
• Dauer: Ist die Nutzung befristet oder unbefristet? Befristungen von einem Jahr sind in der Werbefotografie üblich, in der Eventfotografie für Unternehmen aber unpraktisch.
• Gebiet: Schweiz, Europa, weltweit? Bei Websites und Social Media ist alles unter «weltweit» realitätsfremd.
• Weitergabe: Darfst du Bilder an Dritte weitergeben – an Sponsoren, Standbauer, Medien, den Veranstaltungsort, Teilnehmende? Und dürfen diese sie kommerziell nutzen?

Meine Standardregelung ist einfach: unbefristete, weltweite Nutzung für die eigene Kommunikation des Auftraggebers, inklusive Medienarbeit. Nicht enthalten ist die Weitergabe an Dritte zu deren eigener kommerzieller Nutzung – das ist aber jederzeit vereinbar, wenn du es vorher sagst. Damit vermeiden wir den häufigsten Konfliktfall, bei dem der Standbauer die Messebilder plötzlich in seiner Referenzmappe hat.

Ebene 3: Persönlichkeitsrechte der abgebildeten Personen

Hier liegt das eigentliche Risiko, und hier hilft dir die Nutzungsrechtsvereinbarung nicht weiter. Ein Bild einer erkennbaren Person zu verwenden, ist eine Bearbeitung von Personendaten. Verantwortlich dafür ist die Stelle, die das Bild verwendet – also dein Unternehmen, nicht der Fotograf. Grundlage ist in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz, für Personen in der EU zusätzlich die DSGVO.

Praktisch bedeutet das: Du brauchst eine Rechtfertigung für die Verwendung. In der Praxis ist das meist die Einwilligung, manchmal ein überwiegendes Interesse. Die Einwilligung muss freiwillig, informiert und dokumentierbar sein. Genau deshalb funktioniert der Standardweg – Hinweis in der Einladung plus Hinweis am Eingang plus Widerspruchsmöglichkeit – für Anlässe gut: Die Teilnehmenden wissen, was passiert, und können sich entziehen.

Der Sonderfall Mitarbeitende

Bei Mitarbeitenden ist Vorsicht angebracht, weil sie in einem Abhängigkeitsverhältnis stehen. Eine pauschale Einwilligung im Arbeitsvertrag gilt als heikel, weil die Freiwilligkeit fraglich ist. Ebenso problematisch ist ein Vorgehen, bei dem sich Mitarbeitende vor der versammelten Belegschaft melden müssen, wenn sie nicht fotografiert werden wollen – das ist formal freiwillig, praktisch aber sozialer Druck.

Was funktioniert: Die Information läuft schriftlich vorab, die Abmeldung geht diskret an HR oder an den Fotografen, und es gibt keine Nachfragen. Zusätzlich empfehlenswert ist eine getrennte Betrachtung nach Verwendung: Ein Gruppenbild im Intranet ist etwas anderes als ein Porträt auf der Karriereseite oder ein Gesicht in einer bezahlten Recruiting-Kampagne. Für die letzten beiden Fälle holt man besser eine separate, schriftliche Einwilligung ein – und regelt, was passiert, wenn die Person das Unternehmen verlässt.

Was mit Bildern passiert, wenn jemand widerruft

Eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Das klingt bedrohlicher, als es ist: Der Widerruf wirkt für die Zukunft, nicht rückwirkend. Du musst also nicht eine gedruckte Broschüre einziehen, aber du musst das Bild von der Website nehmen, aus dem laufenden Social-Media-Feed entfernen, soweit möglich, und es nicht mehr neu verwenden. Damit das praktisch funktionierst, brauchst du zwei Dinge: eine Ablage, in der du wiederfindest, wo ein bestimmtes Bild verwendet wurde, und eine Notiz zu jedem Anlass, welche Personen widersprochen haben.

Genau deshalb ist die Bildablage keine reine Ordnungsfrage, sondern ein Compliance-Thema. Eine Struktur nach Jahr, Anlass und Verwendung mit einer kurzen Textdatei zu Rechten und Widersprüchen kostet zehn Minuten pro Anlass und erspart dir im Ereignisfall Stunden.

Rolle und Pflichten des Fotografen

Bei einem Fotoauftrag an einem Anlass ist der Veranstalter die verantwortliche Stelle, der Fotograf handelt als Auftragsbearbeiter. Er darf die Bilder nur im vereinbarten Rahmen bearbeiten, muss sie sicher aufbewahren und darf sie nicht ohne Freigabe für eigene Zwecke verwenden – auch nicht für das eigene Portfolio. Bei internen Anlässen, Strategietagen oder Produktvorstellungen ist eine Vertraulichkeitsvereinbarung der Normalfall, keine Sonderleistung.

Was du von einem professionellen Eventfotografen erwarten kannst: dass er Personen, die nicht fotografiert werden möchten, respektiert, ohne dass man ihn dreimal erinnern muss. Dass er Bilder vor der Lieferung darauf prüft, ob vertrauliche Inhalte auf Screens oder Unterlagen lesbar sind. Und dass er dich darauf hinweist, wenn ein Bild, das du für eine Kampagne verwenden willst, eine zusätzliche Einwilligung braucht.

Der Sonderfall KI-Bearbeitung

Ein neues Thema, das in Vereinbarungen bisher selten geregelt ist: Was darf mit Eventbildern generativ verändert werden? Technisch ist es heute trivial, einen Hintergrund zu erweitern, eine Person aus einer Gruppe zu entfernen oder einen leeren Saal zu füllen. Rechtlich berührt das die Werkintegrität und – sobald Personen betroffen sind – auch deren Persönlichkeitsrechte. Kommunikativ ist es riskant: Ein Eventbild soll belegen, dass etwas stattgefunden hat. Wer das manipuliert, verliert genau diesen Wert.

Meine Praxis: technische Korrekturen ja, inhaltliche Veränderungen nur nach Absprache und Kennzeichnung. Wenn du generative Bearbeitungen planst, kläre es vorher – und berücksichtige, dass in verschiedenen Märkten Kennzeichnungspflichten für synthetische Inhalte in Kraft treten.

Häufige Fragen zu Bildrechten

Gehören mir die Bilder, wenn ich sie bezahlt habe?

Du erhältst die Nutzungsrechte, nicht das Urheberrecht – das ist in der Schweiz nicht übertragbar. Solange die Nutzungsrechte unbefristet, weltweit und für alle Kanäle deiner eigenen Kommunikation gelten, ist das für dich praktisch dasselbe. Achte im Zweifel nicht auf das Wort «Eigentum», sondern auf die konkrete Auflistung der erlaubten Verwendungen.

Brauche ich von jedem Gast eine schriftliche Einwilligung?

Für die normale Eventdokumentation nicht. Der Standardweg mit Hinweis in der Einladung, Hinweis am Eingang und Widerspruchsmöglichkeit genügt in der Regel. Eine schriftliche Einwilligung wird dann wichtig, wenn eine Person im Zentrum eines Bildes steht, das du in bezahlter Werbung oder auf einer Kampagnenseite einsetzen willst.

Darf ich Eventbilder an die Presse geben?

Ja, wenn die Nutzungsrechte Medienarbeit abdecken – bei mir ist das der Fall. Schick die Bilder mit Bildlegende und Photo Credit; Redaktionen verlangen den Credit meist ohnehin. Achte darauf, dass abgebildete Personen mit einer Veröffentlichung in Medien rechnen mussten. Bei internen Anlässen ist das nicht automatisch der Fall.

Was, wenn ein Sponsor die Bilder haben will?

Dann kläre vor dem Anlass eine Weitergabeerlaubnis. Das ist üblich und meist unkompliziert, muss aber vereinbart sein – sonst nutzt der Sponsor Bilder, für die er keine Rechte hat, und die Verantwortung landet bei dir. Am saubersten ist es, wenn beide Parteien den Fotografen gemeinsam beauftragen.

Wie lange darf der Fotograf die Bilder aufbewahren?

So lange, wie es für Abwicklung und Nachlieferungen nötig ist – in der Praxis mehrere Jahre, weil Kunden auch später noch Bilder brauchen. Wenn du eine kürzere Frist willst, vereinbare sie. Ich lösche Archive auf Wunsch nach einer festgelegten Zeit und bewahre Bilder von vertraulichen Anlässen ohnehin getrennt und verschlüsselt auf.

Ersetzt dieser Beitrag eine Rechtsberatung?

Nein. Er beschreibt die Praxis, wie sie sich in vielen Aufträgen bewährt hat, und benennt die Fragen, die du klären solltest. Für verbindliche Aussagen zu deinem konkreten Fall – besonders bei Recruiting-Kampagnen, Mitarbeiterbildern und internationalen Sachverhalten – lass die Vorlagen von einer Fachperson prüfen.

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