Die meisten mittelmäßigen Eventbilder entstehen nicht, weil der Fotograf schlecht war. Sie entstehen, weil niemand vorher überlegt hat, welche Bilder gebraucht werden. Zehn Minuten Vorbereitung machen den Unterschied zwischen einer Sammlung schöner Aufnahmen und einer Bildstrecke, mit der dein Kommunikationsteam ein Jahr lang arbeiten kann. Diese Checkliste geht Schritt für Schritt durch, was du vor, während und nach dem Anlass klären solltest – unabhängig davon, ob du ein Sommerfest, eine Eröffnung oder einen Kongress planst.
Schritt 1: Zuerst klären, wofür die Bilder gebraucht werden
Das ist die einzige Frage, die wirklich alles andere bestimmt. Bilder für eine Medienmitteilung sehen anders aus als Bilder für Instagram: Presse braucht ruhige, erklärende Aufnahmen im Querformat mit Personen in Bildmitte und sichtbarem Logo, Social Media braucht Hochformate, Bewegung und Emotion. Recruiting braucht Menschen, die sich sichtbar wohlfühlen. Der Geschäftsbericht braucht ruhige, wertige Bilder mit Platz für Text. Wenn du alle vier Kanäle bespielen willst, sag es vorher – dann fotografiere ich bewusst in mehreren Formaten, statt am Ende alles auf Querformat zu beschneiden.
Ein praktischer Trick: Notiere drei konkrete Verwendungen, bevor du den Fotografen anfragst. Zum Beispiel: LinkedIn-Post am Folgetag, Bild für die Karriereseite, Bild für die Einladung zum nächsten Jahr. Damit hast du automatisch eine Priorisierung, und die Offerte wird präziser.
Schritt 2: Den richtigen Zeitpunkt festlegen – nicht die längste Dauer
Die meisten Auftraggeber überschätzen, wie viel Zeit gebraucht wird, und unterschätzen, wie wichtig der Beginn ist. Die wertvollsten dreissig Minuten eines Anlasses liegen vor dem Eintreffen der Gäste: dekorierte Tische, funktionierende Beleuchtung, sauberes Branding, leerer Raum. Diese Bilder verwendest du später am häufigsten, und sie sind nur in diesem Fenster möglich. Danach folgt der offizielle Teil, dann die Stimmungsphase. Ab etwa der fünften Stunde wiederholen sich die Motive, weil dieselben Menschen an denselben Orten stehen.
Konkret: Eine Eröffnung oder ein Apéro ist in zwei bis drei Stunden abgedeckt, ein Firmenfest in drei bis vier, eine Gala mit Dinner und Show in fünf bis sieben, ein Kongresstag in acht. Wenn Budget knapp ist, kürze nicht am Anfang, sondern am Ende.
Schritt 3: Die Shotlist – kurz, aber verbindlich
Eine Shotlist ist keine Regieanweisung, sondern eine Versicherung gegen Vergessen. Sie muss nicht lang sein. Fünf bis zehn Punkte reichen, solange sie das Unverzichtbare enthalten. Der Sinn: Niemand merkt am nächsten Tag, dass ein Bild fehlt, wenn es vorher niemand aufgeschrieben hat.
- Personen, die zwingend aufs Bild müssen – mit Name, Funktion und idealerweise einem Foto zur Erkennung
- Der offizielle Moment: Bandurchschneidung, Übergabe, Handshake, Unterzeichnung
- Sponsoren und Partner mit Sichtbarkeitszusagen
- Gruppenbild: mit wem, wann, wo – und wer die Leute zusammenruft
- Produkte, Exponate oder Objekte, die im Zentrum stehen
- Das Branding: Roll-up, Beschriftung, Logo an der richtigen Stelle
- Personen, die ausdrücklich nicht fotografiert werden möchten
Schritt 4: Eine Ansprechperson bestimmen
Das ist der unterschätzte Erfolgsfaktor. Ein Fotograf, der niemanden kennt, kann nicht wissen, dass die Frau im grauen Blazer die Gemeindepräsidentin ist und der Mann am Stehtisch der wichtigste Kunde des Jahres. Bestimme eine Person, die den Anlass und die Gäste kennt, während des Anlasses erreichbar ist und mir im Zweifel kurz zunickt. Das kostet diese Person praktisch keine Zeit, verbessert das Ergebnis aber massiv – besonders bei Anlässen mit vielen externen Gästen.
Diese Person sollte auch entscheiden dürfen. Wenn sich das Programm verschiebt und die Wahl zwischen Gruppenbild und Ansprache besteht, will ich nicht in der Hierarchie nach oben telefonieren müssen.
Schritt 5: Datenschutz vorher regeln, nicht nachher
Der einfachste und faire Weg besteht aus drei Elementen. Erstens: In der Einladung steht ein Satz, dass fotografiert wird und wofür die Bilder verwendet werden. Zweitens: Am Eingang hängt ein gut sichtbarer Hinweis. Drittens: Wer nicht abgebildet werden möchte, meldet sich vorher bei der Ansprechperson oder direkt beim Fotografen – ohne Begründung und ohne Nachteile.
Wichtig ist der Zeitpunkt. Wenn du erst nach dem Anlass merkst, dass eine Person nicht einverstanden ist, hast du ein Problem, das sich nur noch durch Löschen lösen lässt. Bei internen Anlässen kommt hinzu, dass Mitarbeitende in einem Abhängigkeitsverhältnis stehen – eine pauschale Einwilligung im Arbeitsvertrag ist deshalb heikel. Details dazu findest du im Beitrag zu Bildrechten am Firmenevent.
Schritt 6: Die Location vorher anschauen
Bei größeren Produktionen lohnt sich eine kurze Begehung, und zwar nicht am Eventtag. Zwanzig Minuten reichen, um die typischen Ärgernisse zu verhindern: ein Notausgangsschild genau hinter dem Rednerpult, ein Sponsorenlogo im Schatten, eine Fotowand vor einem Fenster, ein Saal ohne erhöhte Position für das Gruppenbild mit sechzig Personen. Ist keine Begehung möglich, helfen Grundriss und ein paar Handybilder erstaunlich weit.
Achte besonders auf drei Dinge: Wo kommt das Licht her? Wo ist Platz für ein mobiles Studio, falls Porträts entstehen sollen? Und wo steht das Logo so, dass es auf jedem Bild des offiziellen Teils mitkommt?
Drei Dinge, die Bilder sofort besser machen
- Roll-up neben das Rednerpult, nicht neben den Eingang. Es kommt nur dort auf Bilder, wo geredet wird.
- Kein Redner mit dem Rücken zum Fenster. Gegenlicht macht aus jedem Gesicht eine Silhouette.
- Ein fixer Fünfminuten-Block für Gruppenbild und Handshake. Sonst muss der Fotograf in den Apéro hineinfunken.
Schritt 7: Was am Eventtag zu tun ist
Am Tag selbst ist deine Aufgabe klein: Lass den Fotografen früher rein als die Gäste, stelle ihn der Ansprechperson und dem Hausdienst vor, und informiere die Moderation, dass fotografiert wird. Wenn Bilder noch am Abend gebraucht werden, kläre, wo ein Tisch mit Strom steht, an dem in einer Pause bearbeitet werden kann. Und dann: Konzentriere dich auf deine Gäste. Ein guter Eventfotograf braucht keine Betreuung.
Eine Ausnahme: Wenn sich das Programm verschiebt – und es verschiebt sich immer – gib kurz Bescheid. Zwei Sätze genügen, damit ich zur richtigen Zeit am richtigen Ort bin, statt beim Dessert zu stehen, während die Preisübergabe läuft.
Schritt 8: Nach dem Anlass – Lieferung und Ablage
Die Bilder kommen: erst die Highlights, dann die komplette Strecke. Was jetzt oft schiefgeht, ist die Ablage. Bilder, die nur im Postfach einer Person liegen, sind nach sechs Monaten verloren. Lege sie stattdessen in eine Struktur, die auch die Kollegin aus einer anderen Abteilung findet – nach Jahr, Anlass und Verwendung. Und notiere zu jedem Anlass, welche Nutzungsrechte gelten und welche Personen einer Veröffentlichung nicht zugestimmt haben.
Der zweite Punkt: Nutze das Material tatsächlich. Die meisten Unternehmen posten nach einem Anlass ein Bild und lassen die restlichen zweihundert liegen. Wie du daraus deutlich mehr machst, steht im Beitrag Eventfotos richtig nutzen.
Häufige Fragen zur Eventplanung
Wie früh muss ich einen Eventfotografen buchen?
Für normale Termine reichen zwei bis vier Wochen. Für die letzten zwei Novemberwochen und den ganzen Dezember gilt etwas anderes: Diese Zeit ist der Hochsaisonpeak der Firmenanlässe und häufig Monate im Voraus vergeben. Wenn dein Weihnachtsanlass steht, frag im September an. Kurzfristig geht auch etwas – aber dann per Telefon, nicht per Mail.
Soll ich die Mitarbeitenden vorher informieren?
Ja, unbedingt, und zwar in der Einladung. Das nimmt Unsicherheit heraus, und die Leute verhalten sich entspannter, weil sie wissen, was passiert. Gleichzeitig gibst du damit allen die faire Möglichkeit, sich abzumelden. Ein Satz genügt: dass fotografiert wird, wofür die Bilder verwendet werden und an wen man sich wenden kann.
Was, wenn das Programm während des Anlasses kippt?
Das ist der Normalfall, nicht der Ausnahmefall. Deshalb ist die Shotlist wichtiger als der Zeitplan: Solange klar ist, welche Bilder unverzichtbar sind, lässt sich alles andere umstellen. Sag mir kurz, was sich ändert, und wir priorisieren neu.
Brauche ich eine Fotobox zusätzlich zum Fotografen?
Eine Automaten-Fotobox liefert selten gute Bilder, macht aber Spass. Ein betreutes Fotocorner mit Blitzanlage ist die bessere Variante: gleiche Unterhaltung, deutlich bessere Ergebnisse, und du bekommst brauchbare Porträts für Intranet und LinkedIn. Beliebt ist die Kombination: erste Hälfte Reportage, zweite Hälfte Fotocorner.
Kann ich die Bilder während des Anlasses schon posten?
Ja, wenn du es vorher vereinbarst. Ich bearbeite dann während einer Pause eine Auswahl von zehn bis fünfzehn Bildern und übergebe sie noch vor Ende der Veranstaltung. Bei Anlässen mit aktiver Community auf LinkedIn ist die Reichweite am Tag selbst um ein Mehrfaches höher als zwei Tage später.
Brauchst du einen Eventfotografen?
Du planst einen Anlass und willst die Bildplanung von Anfang an richtig aufsetzen? Erzähl mir kurz, was du planst – du bekommst in der Regel am gleichen Arbeitstag eine konkrete Offerte. Telefon 079 515 07 79, E-Mail info@romanbeer.ch oder direkt über das Anfrageformular.
